S Vlastimilem K. Vyskočilem nejen o facility managementu: „Pátou knihu Mojžíšovu bychom mohli přirovnat k ISO 14 000“

Facility management a historie
Ekonom Tomáš Sedláček ilustruje ekonomické problémy, které provázejí lidstvo od nepaměti (akorát nyní je umíme pojmenovat), na příkladu života lidí v Mezopotámii. Do jaké míry se na historických příkladech dají popsat procesy, kterým se věnuje současný management?
Je známo, že nejstarším dochovaným písemným (znakovým) pramenem je Epos o Gilgamešovi (7. stol. př. n. l.), v němž můžeme najít nejstarší paralelu, která nám poskytuje jisté informace o sídlištním popisu včetně určitých charakteristik, které bychom mohli zařadit pod správu majetku nebo pod technické zabezpečení budov, což prezentuje technickou část facility managementu: (Asyrská verze z knihovny Aššurbanipalovy, odst. 15) Pohleď na jeho hradbu, jež vystavěna je jak podle nitě! Hleď na jeho podezdívku, jíž podobnou nikdo nevytvoří! Dotkni se prahu, jenž z dávných pochází časů, přistup blíž k Eanně, příbytku Ištařině, jíž podobné pozdější král ni člověk nevytvoří.
Na hradbu uruckou vystup, procházej se po ní, prozkoumej základy její, bedlivě prohlédni zdivo, zda jeho cihly nejsou z pálené hlíny a jeho základy nepoložilo mudrců sedm.
Starý zákon, Pátá kniha Mojžíšova zvaná Deuteronomium, která se hebrejsky nazývá debarím (= slova) podle začátečních slov knihy „Toto jsou slova“. 22. kapitola se zabývá projevy poslušnosti vůči Bohu z pohledu všedního života a jeho ochrany, kde v 8. verši čteme: Když postavíš nový dům, uděláš na střeše zábradlí. Neuvalíš vinu za prolitou krev na svůj dům, kdyby z něho někdo spadl.
Tento verš se týká ochrany života z pohledu ojedinělého příkazu – zábradlí na střeše. V Orientu bývají střechy ploché, na nich se spí, jí, pracuje i provozuje kult (Sd 16,27: Dům byl plný mužů i žen, byla tam všechna pelištejská knížata. I na střeše bylo na tři tisíce mužů a žen, přihlížejících kratochvíli se Samsonem.) Nebylo tedy divu, že někdo odtud spadl, zranil se a zemřel. Podobný příkaz se týká i ohrazení studny (Ex 21,33n: Když někdo odkryje nebo vyhloubí studnu a nepřikryje ji, takže do ní padne býk nebo osel...). Hospodář nese plnou odpovědnost, jestliže neučinil vše potřebné k ochraně lidského života. Krev poskvrňovala a volala po pomstě (Gn 4,10). Zaviněnou smrtí by byl postižen dům i jeho obyvatelé.

Pomáhají takové důkazy čtenářům ekonomické literatury lépe pochopit procesy facility managementu?
Já se domnívám, že nejde ani tak o pochopení procesů v oblasti managementu podpůrných procesů, ale spíše jde o to, že lidská paměť i přes svoji nedokonalost, ale díky současné technice a výzkumu naší minulosti v dávných civilizacích nám přináší informace, že tak jako platily zákony ve společnosti, existovala i jistá napomenutí, nebo spíše návody jak uspořádat svůj normální život, to znamená i jeho bezpečnost. Dnes bychom mohli např. Pátou knihu Mojžíšovu přirovnat k souboru technických norem a ISO 14 000 a 18 000. Jinými slovy: je to připomínka toho, co máme dělat, abychom nepřivodili někomu druhému škodu, zranění, nebo dokonce ho nepřipravili o život na základě své nedbalosti.

Vojevůdci někdy nezvládali všechny podpůrné procesy, které často rozhodují o výsledku bitvy. Hannibal používal v bitvách slony, ale jeho slavný přechod Alp kvůli nepřízni počasí mnoho slonů nepřežilo, takže Hannibalův útok byl oslaben. Existuje v historii lidstva nějaký příklad, kdy byly podpůrné procesy naopak zvládnuty perfektně a pomohly k dosažení cíle?
Já bych ještě k této otázce připomenul i neslavný vpád Napoleona do Ruska a jeho prohru u Borodina. Tato válka měla být pro každého dalšího útočníka na Rusko mementem, jistě si vzpomínáte, že německý generál Paulus zůstal sevřen, i když vytvořil obranné postavení, takzvaného ježka. Osud Paulusovy armády byl zpečetěn tím, že nefungovaly podpůrné procesy – nedoplňování pohonných hmot včetně utlumených týlových činností, manévrovací prostor (ztráta nádraží a rozbité město) a krutá zima.
Rozšiřování římského impéria bylo postaveno na předem připraveném plánu udržitelného rozvoje těchto území včetně budování infrastruktury a služeb (podpůrných činností). Jinak management podpůrných činností je poměrně dobře čitelný v rámci křížových výprav, kdy zejména řád templářů poskytoval těmto výpravám poměrně značný servis (ubytování, dopravu, finance, zbraně). Tak bychom mohli připomenout rozvoj signalizace v námořní dopravě a nebo telegraf v rámci bankovnictví.

Lze najít příklad selhání nebo naopak úspěchu „facility managementu“ i v českých dějinách?
Příkladem selhání je možné uvést nedostatečnou činnost orgánů místní, komunální a veřejné správy v období prevence, přípravy a organizace účinných opatření před a v průběhu povodní zejména v oblasti podpůrných činností.
Naopak z pohledu úspěchu nemohu nevzpomenout Žižkovu strategii a jeho vedení nerovného boje ve středověku, postaveného do té doby na nevídané přestavitelné vozové hradbě, která se stala základem logistiky v armádě. Oblast podpůrných činností musela velmi dobře fungovat prostřednictvím služeb a činností celé řady cechů a řemeslných spolků v oblasti urbanistické a projektové činnosti výstavby Nového Města v Praze a dalších významných staveb v době panování císaře Karla IV. Rozhodně lze hovořit o tom, že management podpůrných činností fungoval všude tam, kde se budovalo a bylo zapotřebí zajistit podpůrné činnosti v oblastech dopravně velmi složitých (například výstavba obchodního domu Máj na Národní třídě v Praze, výstavba podchodu na Václavském náměstí, rekonstrukce Národního divadla, přestěhování ČSOB do nových prostorů v Radlicích).

Jestliže se podíváme již do moderní doby, kdy už je profesionálnímu či vědeckému managementu věnována v podnikové praxi pozornost – najdeme i v historii české podnikatelské praxe dobrý příklad využití facility managementu?
Jako velmi dobrý příklad je možné uvést období managementu 30. až 40. let v ČSR obuvnickým koncernem J. A. Bati. Jeho projekt „Budujme stát pro 40 milionů lidí“ nebyl postaven pouze na hlavní produkční činnosti tehdejší ČSR, ale zejména na podpůrných činnostech – na dopravě, která by měla být rychlá, levná, moderní a technicky všestranná pro celou střední Evropu, a to vybudováním sítě vodních kanálů Labe-Dunaj-Odra; železniční (obchodní podnik státních drah, provoz drah soukromých), silniční (motorismus bezpečných dálnic a rychlostních silnic včetně ostatních silnic všeho druhu) a letecká (prezentovaná linkami státními, polostátními, ale i soukromými); k tomu musí být vybudována navigace a povětrnostní zpravodajství všeho druhu; v oblasti motorismu vybudování sítě moderních garáží v každém městě; budování zařízení pro energie z obnovitelných zdrojů; zintenzivnění zemědělství zejména využitím jeho odpadu, ale i ochrany životního prostředí.

Současnost facility managementu
Management má svého Druckera, marketing Kotlera, má i facility management svého guru?
Rozhodně budou mezi ně patřit takové osobnosti jako Michael E. Porter, R. Miles, Ch. Snow, Toyoda, ale také Graves nebo D. Longworth; u nás pak O. Štrup, Fr. Kuda a všichni ti, kteří již vedou samostatné firmy poskytovatelů FM-služeb a jsou úspěšní nejen na našem trhu, ale začínají podnikat i v zahraničí.

Někdy jsou v módě určité trendy, například v dřívější době outsourcování. Jaký trend ovládá manažery nyní?
Problematika vybraných forem mezinárodní spolupráce, založená na přesouvání podnikatelských aktivit z jedné země do druhé s cílem dosahovat nákladové úspory a využívat výhody daňové optimalizace se nezastavila ani v době celosvětového poklesu ekonomiky, který se ve vší síle projevil na přelomu let 2008/2009 jako důsledek americké finanční krize. Pravé místo outsourcingu v podnikové strategii a manažerském rozhodování stojí na skutečnosti, že většina klientů vnímá jako jeho největší riziko selhání partnera ve smyslu kvality a včasnosti dodávek. Problém nedodržení smluvních podmínek bývá většinou na straně poskytovatele, ale mohou za ním stát i okolnosti makroprostředí jeho domovského státu. Jasným favoritem pro využívání outsourcingu je, a to jak z pohledu firem z vyspělých států, tak z pohledu českých firem, Slovensko, Rusko a Turecko. Česká republika nabízí sice ve většině parametrů lepší hodnoty, avšak svou ekonomickou situací se již více blíží vyspělým ekonomikám a za Slovenskem, Ruskem a Tureckem zaostává v nákladových položkách.

Součástí facility managementu může být i snaha o snížení nákladů na výrobu nebo provoz. Každý podnik se například snaží optimalizovat svou energetickou spotřebu, ale o to by se měl snažit i státní sektor. Je pro facility management místo i ve státní správě? Využívají se zde vůbec nějaké postupy facility managementu?
Společnosti zvažující převod části svých aktiv na externího poskytovatele často sledují tři hlavní objektivní cíle:
- hospodárnost, resp. úsporu nákladů,
- efektivitu, resp. zlepšení poskytované FM-služby,
- flexibilitu, resp. schopnost pružně snižovat nebo naopak zvyšovat dostupnost FM-služby.
Ačkoli to většina klientů očekává a většina poskytovatelů nabízí, je sledování všech těchto cílů současně objektivně nemožné. Tento fakt je však hlavním důvodem velmi opatrného až přímo negativního přístupu k implementaci outsourcingu podpůrných služeb v rámci veřejné správy. Zde je opak pravdou, protože náklady na tyto činnosti jsou rozpočtované a oproti tomu je poskytování FM-služeb flexibilní a relativně cenově dostupnější než pevně stanovené rozpočtované náklady, protože vychází z cen obvyklých na trhu těchto služeb. Navíc oblast veřejné správy spadá pod zákonnou kuratelu výběrového řízení, která v této oblasti zatím funguje velmi podivně.

Facility management se týká také investování a finančního řízení. Kdybychom facility management vztáhli na největší firmu – stát –, lze tuto metodu použít na konkrétní případ řízení státního dluhu? Může jej nějak konkrétně využít správce dluhu?
Z historie facility managementu víme, že jeho novodobý zrod patří do oblasti bankovnictví a oblasti informačních technologií. V této oblasti se zejména používal jako služba pro VIP klienta. Samozřejmě, že v této podobě není možné jej přímo implementovat, ale existuje metoda Public private partnership (zkráceně PPP), která je určena zejména pro potřeby financování takových služeb, které veřejný sektor nebo státní správa chce společenské poptávce nabídnout, ale neumí je zafinancovat, řídit, a dokonce se o ně po celou dobu životnosti starat. Proto se nabízí tato zvláštní páka, která je schopna veřejnému sektoru nebo státní správě tuto službu profinancovat, provozovat a po dohodnuté době za symbolickou částku jedné koruny předat k dalšímu užití.

Pomocí elektronické aukce lze vysoutěžit velmi dobrou cenu například elektřiny mezi několika dodavateli. Jak jinak by se daly moderní informační a komunikační technologie využít ve facility managementu?
Informační a komunikační technologie jsou krví facility managementu. Dnes již známe a používají se informační systémy typu CAFM, nebo dokonce CIFM. Tyto provozně-technické informační systémy jsou postaveny na kombinaci kvalitního grafického prostředí (GIS) a výkonné databázové základny. V praxi to znamená, že například posunem příčky v GIS prostředí jsou okamžitě opravena veškerá data v databázi nebo naopak změnou funkce v databázi se tato změna okamžitě zobrazí na grafické obrazovce. Tento důmyslný nástroj je však až posledním krokem v celém řetězci zavádění FM do praxe. Musí mu předcházet důsledná analýza, která úzce kooperuje s prostředím. Hovoříme o tom, že „manažerské informační systémy jsou kombinací lidských a počítačových zdrojů, jejichž výsledkem je sběr, uložení, výběr, komunikace a využití dat pro účel efektivního řízení výroby a jejich plánování“.

Největší náklady jsou většinou v podobě mezd. Existuje nějaký konkrétní způsob jak pomocí facility managementu snížit náklady v této oblasti?
Je známo, že nejvyšší složkou kalkulace na jednici poskytované služby je pracovní síla, tak jako tomu je v oblasti hlavní činnosti. Proto i v této oblasti dochází k nahrazování pracovní síly příslušnou technikou – dnes již známe čisticí a úklidové stroje včetně nových a účinných čisticích prostředků v činnostech úklidu; kamery, signální a počítačová technika včetně speciálních karet nahrazujících klasický bezpečnostní systém jako celkový systém zabezpečovacích technik v oblasti ostrahy; grafické prostorové systémy typu 2D/3D software (ArchiFM) reprezentují novou generaci synchronizované databáze majetku, externí datové zdroje a grafickou část projektu – virtuální budovu. ArchiFM i pro uživatele s malou zkušeností zjednodušuje přístup k výpisům, dotazům a výkresům. I v této oblasti funguje outsourcing, který se nazývá Cloud-computing. Budeme-li porovnávat standardní náklady při nákupu hardwaru, softwaru, internetové připojení včetně nákladů na správu těchto zařízení a aktualizace HW platformy a nových licencí SW oproti modelu, kdy část služeb je outsourcována třetí společností, je výše investice při pořízení až o 80 % nižší. Firma si vedle těchto úspor vyřešila i starosti s úložným prostorem a navenek získala možnost sdílet data a přistupovat k nim prakticky odkudkoliv.

Jaká je podle vás budoucnost facility managementu v české podnikové praxi a v přístupu vědecké veřejnosti?
Na tuto otázku by měla znít odpověď především z těch tragických událostí, kde jsme si slibovali „již nikdy ne“:
- Oklahoma City 1995 – terorismus;
- San Juan Portoriko 1996 – výbuch plynu;
- New York 2001 – terorismus;
- Praha 2002 – povodně;
- Florida 2004 – hurikán Ivan;
- Sumatra 2004 – vlna tsunami;
- Haiti 2010 – zemětřesení...
Všechna tato místa byla selháním lidského faktoru, zejména v zajištění technických služeb v rámci facility managementu. Jde o hlubší analýzy těchto tragédií, které by měla vnímat společnost napříč úrovni svých znalostí, vědomostí a možností. Facility management se nemůže stavět do role „strážce pohody“, ale jeho zkušenosti by měly být vyslyšeny ne v době, kdy už je opět pozdě, ale hned při likvidaci neštěstí, kdy je zapotřebí nalézt účinnější způsob ochrany především lidských životů.

Může se jednotlivec z postupů facility managementu poučit při soukromém každodenním rozhodování?
Management podpůrných procesů se netýká pouze správy budov nebo areálů. Klade si za cíl optimalizovat provozní náklady při řízení všech procesů, činností a služeb, které přímo nesouvisejí s klíčovými aktivitami jednotlivce, ale pro jeho fungování a existenci jsou nezbytné. Hlavním cílem je vytvořit optimální podmínky pro stávající ekonomické cíle jednotlivce. Podpůrné služby dělíme do tří kategorií:
- služby pro budovu,
- podpůrné procesy,
- služby pro členy rodiny, případně další.
Patří sem například správa zařízení včetně vytápění, klimatizace, osvětlení, dále údržby, revize a opravy technického zařízení rodinného domu, úklidové práce, terénní úpravy a ochrana životního prostředí, telekomunikační provoz, skladovací služby, ale také parkování, příjem pošty a návštěv, bezpečnostní čidla, stravování či catering pro speciální příležitosti. Plný výčet by byl velmi dlouhý.
Spojení různých podpůrných činností do jednoho celku označujeme jako integrovaný facility management (iFM). Integrovaný systém v praxi znamená, že velkou část podpůrných služeb zajišťuje pouze jeden externí partner. Výhodou například pro rodinu je to, že podobně jako v hypermarketu přijdete a vyberete si na jednom místě to, co je pro vás za předpokládanou cenu nejvýhodnější, tak to za vás vyřeší příslušná služba, aniž bude potřeba vaší energie, času a námahy.

Budoucnost facility managementu
Jaká bude budoucnost facility managementu na VŠE? Budou i v budoucnu připravovány mezinárodní konference věnované facility managementu?
Jsem přesvědčen, že facility management se v rámci výuky na VŠE již pevně ukotvil a představuje pro řadu studentů, ale i širokou veřejnost z praxe zajímavou příležitost seznámit se s něčím, co bude v nejbližší budoucnosti stále více žádáno. Musíme si uvědomit, že služby jako takové se budou neustále rozvíjet, to znamená, že nejde o podpůrné služby související pouze s jednotlivou činností, nýbrž soubor služeb potřebných pro celý objekt, budovy nebo areál, které a tyto činnosti je zapotřebí řídit, protože klient očekává jejich poskytování nikoli v jednotlivostech, ale integrovaně. Současně si musíme uvědomit, že nejde jen o to, co se týká facility managementu, tedy technického zabezpečení objektu nebo areálu údržbou, energiemi či montážemi, ale dále komerčními službami v nájemném, správě objektu a využití jeho prostorů a infrastruktuře, týkající se ostrahy, úklidu, stravování a dalších služeb, které vnímáme jako sdílené, například zajišťování kancelářských potřeb, zdravotnické služby, spisové služby a služby spojové; dále IT a komunikační technologie, marketingové služby včetně veletrhů, firemní kultury, telemarketingu a merchandisingu; financí a účetnictví, controllingu, auditu, práva a daní, logistiky a pracovních sil. Jsem si vědom, že jsem nemohl vyjmenovat vše, co již jako poskytované služby funguje ve světě i u nás, přičemž je jenom otázkou času, kdy se objeví další novotvar nabídky služeb. S tím souvisí i příprava široké veřejnosti na tyto služby, jejich organizaci a možnosti nabídky a využívání. Až se u nás plně rozšíří klasické FM-služby, přijdou na pořad dne i služby pro jedince. Vždycky to budou podpůrné činnosti, které bude zapotřebí řešit. A proto po uspořádání mezinárodních konferencí na partnerských vysokých školách předpokládám, že se mezinárodní konference objeví opět u nás a přinese nové poznatky zejména z těch zemí, kde facility management je již pevně zakotven.

Plánujete nějakou činnost, která se pojí s managementem či facility managementem?
Především organizuji vedle standardní výuky předmětu facility management na naší fakultě navíc pro praxi manažerské certifikované kurzy facility managementu, které si již našly své zájemce a jsou vyhledávány středním a vrcholovým managementem příslušných firem z oblasti poskytovatelů FM-služeb. V současné době spolupracuji i na kurzech, které jsou pořádány jako rekvalifikační s partnerskou Vysokou školou báňskou-Technická univerzita v Ostravě, které si získávají také své povědomí v široké veřejnosti. Letos plánuji účast na mezinárodní konferenci EFMA, která se bude konat ve Vídni, kde bych chtěl vystoupit se samostatným příspěvkem na téma Adaptační procesy v oblasti oživení po krizi. S problematikou facility managementu mě váže i spolupráce s Ruskem.

Jde na výzkum managementu a též facility managementu v ČR dostatek prostředků? Je tomuto oboru věnován dostatek pozornosti?
Facility management byl zařazen v roce 2008 do výzkumného záměru Fakulty podnikohospodářské VŠE v Praze „Nová teorie ekonomiky a managementu organizací a jejich adaptační procesy“. Mám jasnou vizi, kam by měl směřovat obor managementu podpůrných procesů, a proto jsem připravil metodické listy pro výuku, které by se měly stát rukovětí výuky FM a určitou sjednocující osnovou pro všechny typy vysokých škol. Má představa je taková, že tento předmět musí být vyvážený, a to jak k technickým oborům, tak i k oborům ekonomicko-manažerským. Z tohoto důvodu spolupracuji s Fakultou stavební VŠB-TU v Ostravě na projektu „Inovace výuky studijního programu Stavební inženýrství ve studijních oborech Městské stavitelství a inženýrství a Správa majetku a provoz budov“, jehož cílem je rozšíření a zkvalitnění výuky ve spolupráci s odborníky z praxe prostřednictvím odborných praxí a exkurzí studentů, inovovaných studijních materiálů, sedmi nových skript, vybavení odborné učebny a vytvořením vzdělávacích modulů. Tento projekt zahrnuje inovaci učebních plánů bakalářského a magisterského studia a jejich obsahu, které umožní určitou specializaci studentů tak, aby byli schopni po magisterském stupni studia obou oborů vykonávat na nejvyšší úrovni poznatků praktickou činnost, v souladu s nároky profesních svazů a komor v rámci platných ekonomických a právních podmínek.

Loni jste vydal monografii Management podpůrných procesů. Co připravujete do budoucna?
V letošním roce připravuji spolu s kolektivem druhé, přepracované vydání této monografie, které bude výrazně rozšířeno v části facility managementu a v oblasti informačních a komunikačních technologií v rámci FM. Vydaná monografie by měla představovat i metodiku optimalizace nákladů podpůrných činností v rámci výzkumného záměru „Nová teorie ekonomiky a managementu a jejich adaptační procesy“.
V rámci společného projektu s FAST VŠB-TU Ostrava plánujeme vydat monografii vybraných kapitol z oblasti FM a praxe podniků.

Vlastimil K. Vyskočil 9. února 2011 náhle zemřel.